通过使用保留策略自动保留或删除内容

Microsoft 365 安全性与合规性许可指南。

使用保留策略通过主动决定是保留内容、删除内容还是保留然后删除内容来管理组织的数据。

保留策略在容器级别分配相同的保留设置，以通过该容器中的内容自动继承，使你能够高效率地完成这一操作。 例如，SharePoint 网站中的所有项目、用户的 Exchange 邮箱中的所有电子邮件、用于 Microsoft Teams 的团队的所有频道邮件。 如果不确定是使用容器级别的保留策略，还是使用项级别的保留标签，请参阅保留 和保留标签。

若要深入了解保留策略以及 Microsoft 365 中保留的工作原理，请参阅 保留策略和保留标签。

注意

本页上的信息适用于合规性管理员。 如果你不是管理员，并且希望了解为使用的应用配置保留策略的信息，请联系技术支持、IT 部门或管理员。 如果在 Teams 聊天和频道消息中看见保留策略消息，可能会发现查看 Teams 中有关保留策略的消息。

提示

如果你不是 E5 客户，请使用为期 90 天的 Microsoft Purview 解决方案试用版来探索其他 Purview 功能如何帮助组织管理数据安全性和合规性需求。 立即从 Microsoft Purview 合规性门户试用中心开始。 了解有关 注册和试用条款的详细信息。

组织的全局管理员具有创建和编辑保留策略的完全权限。 如果不是以全局管理员身份登录，请参阅 数据生命周期管理的权限信息。

在创建保留策略之前，请决定是否 自适应 或 静态。 有关详细信息，请参阅 保留的自适应或静态策略范围。 如果决定使用自适应策略，则必须在创建保留策略之前创建一个或多个自适应作用域，然后在创建保留策略过程中选择它们。 有关说明，请参阅自适应作用域的配置信息。

虽然保留策略可以支持在保留策略中标识为"位置"的多个服务，但无法创建包含所有受支持位置的单个保留策略：

如果在创建保留策略时选择 Teams 或 Viva Engage 位置，则会自动排除其他位置。 这意味着，要遵循的说明取决于是否需要包括 Teams 或 Viva Engage 位置。

注意

使用自适应策略而不是静态策略时，可以将单个保留策略配置为同时包含 Teams 和 Viva Engage 位置。 Teams 和 Viva Engage 位置要求自己的保留策略的静态策略并非如此。

如果有多个保留策略，并且还使用保留标签，请参阅 保留原则或优先级是什么？ 以了解多个保留设置应用于同一内容时的结果。

选择选项卡以获取为 Teams 和 Copilot for Microsoft 365、Viva Engage 或其他受支持的服务创建保留策略的说明， (Exchange、SharePoint、OneDrive、Microsoft 365 组、Skype for Business) ：

注意

如果要使用 Microsoft Copilot for Microsoft 365 自动保留或删除聊天数据，请使用 Teams 聊天和 Copilot 交互 的位置。 用户无需使用 Teams 来保留和删除此数据。 有关详细信息。 请参阅 Microsoft Purview 支持 Copilot 的合规性管理，以及了解 Copilot for Microsoft 365 的保留。

Teams 的保留策略支持 共享频道。 为 Teams 频道消息 位置配置保留设置时，如果团队有任何共享频道，则从其父团队继承保留设置。

保留策略还支持新创建的呼叫数据记录，这些记录是系统生成的消息，其中包含 会议和通话的元数据。 Teams 聊天和 Copilot 交互 位置始终包含所有通话数据记录，甚至 Teams 频道消息和 Teams 专用频道消息的通话数据记录。

对于此配置，可以使用 Microsoft Purview 门户 或 Microsoft Purview 合规性门户。

根据所使用的门户，导航到以下位置之一：

登录到 Microsoft Purview 门户>数据生命周期管理 卡 >策略>保留策略。

如果未显示数据生命周期管理解决方案卡，请选择“查看所有解决方案”，然后从“数据治理”部分选择“数据生命周期管理”。

登录到 Microsoft Purview 合规性门户>解决 方案>数据生命周期管理>Microsoft 365>保留策略。

选择 新的保留策略 以启动 创建保留策略 配置，并命名新的保留策略。

对于 “分配管理单位 ”页：如果组织使用 Microsoft Entra ID 中的管理单元，则可以通过选择管理单元自动将保留策略限制为特定用户。 如果帐户已 分配管理单元，则必须选择一个或多个管理单元。

如果不想使用管理单元来限制策略，或者组织尚未配置管理单元，请保留默认的 “完整目录”。

对于选择要创建页的保留策略的类型，请选择自适应或静态，具体取决于在开始说明之前从所做的选择。 如果尚未创建自适应作用域，则可以选择 自适应 但由于没有任何自适应作用域可供选择，因此无法使用此选项完成配置。

具体取决于所选范围：

如果选择 自适应: 在 选择自适应策略作用域和位置 页面上，选择 添加作用域，然后选择一个或多个已创建的自适应作用域。 然后，选择一个或多个位置。 可以选择的位置取决于添加的范围类型。 例如，如果仅添加了范围类型 “用户”，则可以选择 Teams 聊天， 但不能选择 Teams 频道消息。

如果选择 静态： 在" 选择应用策略的位置 页上，为 Teams 选择一个或多个位置：

默认情况下，所有团队和所有用户会被选择，但你但是你可以通过选择“选择”和“排除” 选项”来进行优化。

对于 决定是要保留内容、删除内容还是同时执行这两个操作 页面，请指定用于保留和删除内容的配置选项。

你可以创建一个保留策略，指明仅保留而不删除内容、将内容保留指定的时间段后删除，或者仅在指定的时间段后删除内容。 有关详细信息，请参阅 保留和删除内容的设置。

完成配置并保存设置。

有关何时对 Teams 使用保留策略并了解最终用户体验的指南，请参阅 管理 Microsoft Teams 保留策略。

有关 Teams 和 Copilot 数据保留的工作原理的技术详细信息，包括支持哪些消息元素用于保留和计时信息的示例演练，请参阅 了解 Microsoft Teams 的保留 和 了解 Copilot for Microsoft 365 的保留。

虽然可以选择从上次修改项目时开始保留期的选项，但始终使用 从项目创建时 的值。 对于已编辑的邮件，将保存一份带有原始时间戳的原始邮件副本，以标识创建此预编辑邮件的时间，并且该编辑后邮件具有较新的时间戳。

在为 Teams 聊天位置选择“编辑”时，可能看到来宾和非邮箱用户。 保留策略并非专为这些用户设计，因此请不要选择他们。

若要为 Teams 频道消息和 Teams 专用频道消息包括新创建的呼叫数据记录，必须选择 Teams 聊天 位置，而不是 Teams 频道消息 和 Teams 专用频道消息 位置。

Teams 不只是聊天和频道消息。 如果团队是从 Microsoft 365 组 (以前是 Office 365 组) 创建的，则应使用 Microsoft 365 组邮箱 & 站点位置配置包含该 Microsoft 365 组的 保留策略。 此保留策略适用于组的邮箱、网站和文件中的内容。 文件包括 Teams 会议录制内容 和频道会议的 脚本 。

若要从用户聊天中保留或删除 Teams 会议录制及其脚本，需要一个保留策略，其中包含组织者的 OneDrive 帐户作为位置。

如果你有未连接到 Microsoft 365 组的团队网站（其中包括 Teams 共享频道和 Teams 专用频道的网站），则需要包含 SharePoint 经典和通信网站或OneDrive 帐户 位置的保留策略来保留和删除 Teams 中的文件：

聊天中共享的文件存储在共享文件的用户的 OneDrive 帐户中。

上传到频道的文件存储在团队的 SharePoint 网站中。

提示

当特定团队未连接到 Microsoft 365 组时，可以将保留策略应用于该特定团队的文件，方法是选择该团队的 SharePoint 网站以及该团队中用户的 OneDrive 帐户。

应用于 Microsoft 365 组、SharePoint 网站或 OneDrive 帐户的保留策略可能会先删除在 Teams 聊天或频道消息中引用的文件，然后再删除这些消息。 在这种情况下，该文件仍显示在 Teams 消息中，但当用户选择该文件时，将收到“找不到文件”错误。 此行为并非特定于保留策略，用户从 SharePoint 或 OneDrive 中手动删除文件时，也可能发生这种情况。

注意

Viva Engage 的保留策略不会在由于保留策略而删除邮件时通知用户。

若要使用此功能，Viva Engage 网络必须为 本机模式，而不是混合模式。

对于此配置，可以使用 Microsoft Purview 门户 或 Microsoft Purview 合规性门户。

根据所使用的门户，导航到以下位置之一：

登录到 Microsoft Purview 门户>数据生命周期管理 卡 >策略>保留策略。

如果未显示数据生命周期管理解决方案卡，请选择“查看所有解决方案”，然后从“数据治理”部分选择“数据生命周期管理”。

登录到 Microsoft Purview 合规性门户>解决 方案>数据生命周期管理>Microsoft 365>保留策略。

选择新保留策略创建新的保留策略。

对于 “分配管理单位 ”页：如果组织使用 Microsoft Entra ID 中的管理单元，则可以通过选择管理单元自动将保留策略限制为特定用户。 如果帐户已 分配管理单元，则必须选择一个或多个管理单元。

如果不想使用管理单元来限制策略，或者组织尚未配置管理单元，请保留默认的 “完整目录”。

对于选择要创建页的保留策略的类型，请选择自适应或静态，具体取决于在开始说明之前从所做的选择。 如果尚未创建自适应作用域，则可以选择 自适应 但由于没有任何自适应作用域可供选择，因此无法使用此选项完成配置。

具体取决于所选范围：

如果选择 自适应: 在 选择自适应策略作用域和位置 页面上，选择 添加作用域，然后选择一个或多个已创建的自适应作用域。 然后，选择一个或多个位置。 可以选择的位置取决于添加的范围类型。 例如，如果仅添加了范围类型 “用户”，则可以选择 “Viva Engage 用户消息 ”，但不能选择 “Viva Engage 社区消息”。

如果选择 静态：在 “选择要应用策略的位置” 页上，切换 Viva Engage： Viva Engage 社区消息和 Viva Engage用户消息的一个或两个位置。

默认情况下，将选中所有社区和用户，但你可以通过指定要包括或排除的社区和用户来优化此设置。

对于 Viva Engage 用户消息：

对于 决定是要保留内容、删除内容还是同时执行这两个操作 页面，请指定用于保留和删除内容的配置选项。

你可以创建一个保留策略，指明仅保留而不删除内容、将内容保留指定的时间段后删除，或者仅在指定的时间段后删除内容。 有关详细信息，请参阅 保留和删除内容的设置。

完成配置并保存设置。

有关 Viva Engage 保留的工作原理的技术详细信息，包括哪些消息元素支持保留，以及示例演练的计时信息，请参阅 了解 Viva Engage 的保留。

虽然可以选择从上次修改项目时开始保留期的选项，但始终使用 从项目创建时 的值。 对于已编辑的邮件，将保存一份带有原始时间戳的原始邮件副本，以标识创建此预编辑邮件的时间，并且该编辑后邮件具有较新的时间戳。

为 Viva Engage 用户邮件位置选择 “编辑 ”时，可能会看到来宾和非邮箱用户。 保留策略并非专为这些用户设计，因此请不要选择他们。

Viva Engage 不仅仅是社区消息和私人消息。 若要保留和删除 Viva Engage 网络的电子邮件，请使用 Microsoft 365 组邮箱 & 站点位置配置其他保留策略，其中包括用于 Viva Engage 的任何 Microsoft 365 组 。

此位置还包括上传到 Viva Engage 社区的文件。 这些文件存储在 Viva Engage 社区的组连接的 SharePoint 网站中。

应用于 SharePoint 网站的保留策略可能会在删除这些邮件之前删除 Viva Engage 邮件中引用的文件。 在此方案中，文件仍显示在 Viva Engage 消息中，但当用户选择该文件时，他们会收到“找不到文件”错误。 此行为并非特定于保留策略，用户从 SharePoint 中手动删除文件时，也可能发生这种情况。

对于适用于以下任何服务的保留策略，请按照以下说明进行操作：

注意

如果您的组织正在使用 管理单元 ，并且您是分配有一个或多个管理单元的受限管理员，则您将无法配置包含 SharePoint 网站或 Exchange 公用文件夹的保留策略。 对于这些位置，你必须是不受限制的管理员。

对于此配置，可以使用 Microsoft Purview 门户 或 Microsoft Purview 合规性门户。

根据所使用的门户，导航到以下位置之一：

登录到 Microsoft Purview 门户>数据生命周期管理 卡 >策略>保留策略。

如果未显示数据生命周期管理解决方案卡，请选择“查看所有解决方案”，然后从“数据治理”部分选择“数据生命周期管理”。

登录到 Microsoft Purview 合规性门户>解决 方案>数据生命周期管理>Microsoft 365>保留策略。

选择 新的保留策略 以启动 创建保留策略 配置，并命名新的保留策略。

对于 “分配管理员单位 ”页面：如果您的组织使用 Microsoft Entra ID 中的管理单元，则通过选择管理单元，可以将不包含 SharePoint 网站或 Exchange 公用文件夹的保留策略自动限制为特定用户。 如果帐户已 分配管理单元，则必须选择一个或多个管理单元。

如果不想使用管理单元来限制策略，或者组织尚未配置管理单元，请保留默认的 “完整目录”。 您必须为策略选择“ 完整目录 ”，才能包含 SharePoint 网站和 Exchange 公用文件夹的位置。

对于选择要创建页的保留策略的类型，请选择自适应或静态，具体取决于在开始说明之前从所做的选择。 如果尚未创建自适应作用域，则可以选择 自适应 但由于没有任何自适应作用域可供选择，因此无法使用此选项完成配置。 自适应策略不支持 Exchange 公用文件夹或 Skype for Business 的位置。

具体取决于所选范围：

如果选择 自适应: 在 选择自适应策略作用域和位置 页面上，选择 添加作用域，然后选择一个或多个已创建的自适应作用域。 然后，选择一个或多个位置。 可以选择的位置取决于添加的范围类型。 例如，如果仅添加了范围类型 “用户”，则可以选择 Exchange 邮箱 ，但不能选择 SharePoint 网站。

如果选择“ 静态”：在“ 选择位置 ”页上，打开或关闭除 Teams 和 Viva Engage 位置以外的任何位置。 对于每个位置，可将其保持为默认的“将策略应用到整个位置”，或者“指定所包含的和所排除的”。

特定于位置的信息：

对于 决定是要保留内容、删除内容还是同时执行这两个操作 页面，请指定用于保留和删除内容的配置选项。

你可以创建一个保留策略，指明仅保留而不删除内容、将内容保留指定的时间段后删除，或者仅在指定的时间段后删除内容。 有关详细信息，请参阅本页上的保留和删除内容的设置。

完成配置并保存设置。

创建并提交保留策略后，最长可能需要 7 天才会应用该保留策略：

首先，需要将保留策略分发到所选位置，然后将其应用于内容。 始终可以通过从 Microsoft Purview 合规性门户的“保留策略”页面选择保留策略来检查该策略的分发状态。 在浮出控件窗格中，如果看到状态中包含（错误），并且在位置的详细信息中看到一条消息，指出部署策略或尝试重新部署策略所需的时间比预期长，请尝试运行 Set-AppRetentionCompliancePolicy 或 Set-RetentionCompliancePolicy PowerShell 命令，重新尝试策略分发：

连接到安全与合规 PowerShell。

运行下列命令之一：

对于策略位置 Teams 专用频道消息、 Viva Engage 用户消息 和 Viva Engage 社区消息：

对于所有其他策略位置，例如 Exchange 邮箱、 SharePoint 经典和通信网站以及 Teams 频道邮件：

如果保留策略中的设置已应用于内容，则策略配置的更改将自动应用于此内容以及新识别的内容。

某些设置在创建并保存策略后无法进行更改，包括保留策略的名称、作用域类型（自适应或静态）和保留设置（保持期除外）。

如果不再需要已配置的保留设置，请参阅 发布保留策略。

如果保留策略未按预期工作，或者看到与保留策略相关的错误，请使用以下故障排除资源：

如果 Exchange、SharePoint、OneDrive 或 Microsoft 365 组的某些项目需要与你配置的保留策略设置不同的保留设置，创建这些异常的保留标签。

但是，如果希望按照业务、法律或法规记录保留要求管理高价值项目，可 使用文件计划创建和管理保留标签。